Krótko i praktycznie: jeśli zatrudniasz osoby na umowy zlecenie, umowy o dzieło lub korzystasz z usług firm (B2B), musisz rozumieć, jakie składki ZUS i podatki ciążą na tobie jako płatniku oraz jakie koszty możesz ująć w księgowości. Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku, przykłady branżowe i case’y, które pomogą podjąć właściwe decyzje.
1. Zanim podpiszesz umowę — szybki checklist
- Określ typ umowy: umowa zlecenie, umowa o dzieło czy współpraca B2B (faktura).
- Sprawdź status wykonawcy: student do 26. roku życia, osoba prowadząca działalność gospodarczą, osoba już ubezpieczona z tytułu umowy o pracę itp.
- Zadbaj o jasne zapisy dotyczące rozliczania kosztów i terminu płatności (np. przelew, faktura/rachunek).
- Przygotuj wzory dokumentów: rachunek, faktura, ewentualnie protokół odbioru (dla umowy o dzieło).
2. Krok po kroku: rozpoznaj obowiązki ZUS i podatki dla każdego typu umowy
Umowa zlecenie — co musisz wiedzieć
Główne zasady: umowa zlecenie to umowa cywilnoprawna, która zwykle podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym, chyba że zleceniobiorca ma już inne podstawy do ubezpieczeń (np. zatrudnienie na umowę o pracę), jest studentem do 26. roku życia (zwolnienie z PIT i ZUS w określonych przypadkach) lub prowadzi działalność gospodarczą i wystawia faktury.
Co musisz zrobić jako płatnik:
- Ustalić podstawę wymiaru składek (zwykle jest to przychód z umowy zlecenie).
- Obliczyć należne składki na ZUS (emerytalne, rentowe, chorobowe jeśli dobrowolne, wypadkowe — płatne przez pracodawcę) i składkę zdrowotną.
- Pobrać zaliczkę na PIT (jeśli dotyczy) i odprowadzić ją do urzędu skarbowego.
Przykład (branża marketingowa): mała agencja zatrudnia freelancera na umowę zlecenie do prowadzenia kampanii social media na 2 miesiące. Freelancer nie prowadzi działalności i nie ma innych tytułów do ubezpieczeń — agencja oblicza składki ZUS i odprowadza je zgodnie z obowiązującymi zasadami, a także potrąca zaliczkę na PIT przy wypłacie wynagrodzenia.
Umowa o dzieło — kiedy nie ma ZUS?
Główna cecha: umowa o dzieło nie jest typowo objęta ubezpieczeniami społecznymi. Oznacza to, że z reguły nie odprowadzasz składek ZUS, lecz musisz pamiętać o rozliczeniu podatku dochodowego. Wyjątki: jeśli wykonawca jest jednocześnie zatrudniony u ciebie na umowę o pracę i dzieło powiąte są z tym stosunkiem pracy, możliwe jest objęcie ubezpieczeniami.
Case (branża IT): startup zamawia napisanie modułu oprogramowania „na dzieło”. Zleceniodawca uznaje zlecenie za umowę o dzieło, występuje odbiór prac i płaci wynagrodzenie. Nie odprowadza składek ZUS, ale ujmuje koszt w księgowości jako koszt uzyskania przychodu związany z działalnością.
Współpraca B2B (faktura od firmy) — kto płaci ZUS?
Jeśli usługodawca prowadzi działalność gospodarczą i wystawia fakturę, to to on jest odpowiedzialny za płacenie swoich składek ZUS i podatku. Twoja firma traktuje fakturę jako koszt uzyskania przychodu (o ile usługa jest związana z działalnością) i nie musi odprowadzać składek ZUS za kontrahenta. Ważne: w praktyce warto weryfikować, czy współpraca nie jest de facto zależnym stosunkiem pracy (ryzyko kontroli).
3. Jak księgować koszty — praktyczna instrukcja
Rozliczanie kosztów zależy od typu umowy. Oto uproszczona procedura:
- Zachowaj dokument: rachunek, faktura, umowa, protokół odbioru (dla umowy o dzieło).
- Sprawdź czy koszt jest bezpośrednio związany z przychodem (czyli czy można go ująć jako koszt uzyskania przychodu).
- Ustal datę ujęcia kosztu — najczęściej data wystawienia dokumentu lub data zapłaty, zgodnie z przyjętą metodą (kasa/zasada memoriałowa).
- Ujęcie w księgach: rachunek kosztów (np. usługi obce), rozliczenie ZUS (jeśli dotyczy), potrącenie zaliczki PIT jeśli płatnik odprowadza.
Wskazówka praktyczna: prowadząc małą firmę, uporządkuj dokumenty według typów umów — ułatwi to rozliczenia i ewentualne kontrole.
4. Przykładowe obliczenia — trzy scenariusze
Scenariusz A: Umowa zlecenie, brak innych tytułów do ubezpieczeń
Wypłata brutto: 4 000 PLN.
Procedura (schematycznie):
- Oblicz składki ZUS od podstawy (w zależności od obowiązujących stawek). Płatnik pobiera część składek od zleceniobiorcy (np. składki na emerytalne i rentowe) i odprowadza część jako pracodawca (np. składka wypadkowa).
- Pobierz zaliczkę na PIT według zasad skali i odprowadź ją do urzędu.
- Ujęcie kosztu: pełne wynagrodzenie brutto + koszt pracodawcy (składki) jako koszt firmy.
Scenariusz B: Umowa o dzieło — wykonawca indywidualny
Wynagrodzenie brutto: 6 000 PLN. Brak ZUS (z wyjątkiem szczególnych przypadków).
Procedura:
- Ujęcie kosztu jako usługi/wykonanie dzieła.
- Obowiązek podatkowy: zależnie od sytuacji, płatnik może pobrać zaliczkę na PIT (np. ryczałt od przychodów lub zaliczki według skali) — ustal z księgową.
Scenariusz C: Współpraca B2B — faktura od firmy
Faktura: 10 000 PLN + VAT. Kontrahent płaci własny ZUS.
Procedura:
- Księguj fakturę jako koszt (netto) i rozlicz VAT zgodnie z zasadami.
- Brak odprowadzania składek ZUS przez ciebie.
5. Ryzyka i jak ich unikać
- Ryzyko nazywania fałszywej umowy B2B: jeśli współpraca wygląda jak stosunek pracy (stałe godziny, szczegółowa kontrola, narzędzia pracy dostarczone przez firmę), ZUS/US może zakwalifikować relację jako stosunek pracy. Ustal jasne zasady współpracy i dokumentuj niezależność wykonawcy.
- Brak dowodów odbioru dzieła: dla umowy o dzieło przygotuj protokół odbioru — to kluczowy dokument przy kontroli.
- Niewłaściwe księgowanie kosztów: stosuj jednolitą politykę rachunkowości i skonsultuj wątpliwości z księgową.
6. Narzędzia i dobra praktyka dla małego przedsiębiorcy
Organizacja płatności i dokumentów to połowa sukcesu. Wybór dobrego konta biznesowego i systemu księgowego ułatwi rozliczenia, terminowość płatności kontrahentów i raportowanie. Sprawdź rekomendacje na temat najlepsze konta bankowe online oraz rozważ nowoczesne rozwiązania płatnicze, np. Revolut konto recenzja 2025 przy rozliczeniach międzynarodowych.
7. Checklist przed kontrolą ZUS/US
- Posiadanie umowy odpowiednio opisanej i podpisanej (zleceniobiorca, wykonawca).
- Protokół odbioru przy umowie o dzieło.
- Dowody zapłaty (przelewy) powiązane z dokumentami.
- Korespondencja i briefy potwierdzające warunki współpracy.
- Prawidłowo zaksięgowane składki i zaliczki podatkowe.
8. Szybkie wskazówki „co robić” i „czego unikać”
Rób: dokumentuj, konsultuj wątpliwe sytuacje z księgową, stosuj jasne wzory umów i protokołów.
Unikaj: traktowania stałej współpracy z jednym kontrahentem jedynie jako B2B bez formalnego potwierdzenia niezależności wykonawcy.
9. Podsumowanie — praktyczny plan działania (5 kroków)
- Zidentyfikuj typ umowy i status ubezpieczeniowy wykonawcy.
- Przygotuj wzór umowy i dokumentów dodatkowych (protokół odbioru, rachunek).
- Ustal procedury płatności i księgowania (kto czego nie musi płacić — ZUS, PIT).
- Prowadź ewidencję kosztów i dowodów zapłaty (nie tylko dla kontroli, ale dla cash flow).
- Co kwartał weryfikuj współprace pod kątem ryzyka przekształcenia w stosunek pracy.
Na zakończenie: umowy cywilnoprawne są elastycznym narzędziem dla małych firm, ale niosą za sobą konkretne obowiązki fiskalne i ubezpieczeniowe. Postępując według powyższej instrukcji, ograniczysz ryzyko i uporządkujesz koszty — co bezpośrednio przełoży się na lepsze zarządzanie budżetem i płynnością firmy.
Masz konkretny przypadek? Przygotuj dokumenty i krótkie streszczenie sytuacji — pomogę przejść przez kalkulacje krok po kroku.
Checklista do pobrania: umowa zlecenie — lista kontrolna; umowa o dzieło — protokół odbioru; faktura B2B — wzór wpisu w księdze kosztów.