Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców i księgowych. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze pytania o rozliczenia samochodu osobowego wykorzystywanego „mieszanie” — prywatnie i służbowo. Odwołujemy się do aktualnych przepisów: art. 86a ustawy o VAT (odliczenia VAT), art. 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ustawy o CIT (koszty podatkowe i limity).
1) Kiedy odliczę 50%, a kiedy 100% VAT od samochodu?
50% VAT odliczysz, gdy auto jest wykorzystywane „mieszanie” (biznes + cele prywatne). To domyślny wariant dla większości firm. Obejmuje on wszystkie wydatki eksploatacyjne: paliwo, serwis, opony, najem krótkoterminowy, opłaty drogowe i parkingowe.
100% VAT jest możliwe wyłącznie przy wyłącznym użytkowaniu w działalności. Wymaga spełnienia łącznie warunków z art. 86a VAT: prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla VAT, wprowadzenia regulaminu użytkowania pojazdu wykluczającego cele prywatne oraz złożenia VAT-26 (zgłoszenie pojazdu do urzędu). Pamiętaj o spójności — trasy muszą odzwierciedlać realną działalność; parkowanie pod domem może budzić wątpliwości organu, jeśli nie masz uzasadnienia biznesowego.
Uwaga: niektóre pojazdy „specjalne” lub ciężarowe spełniające warunki konstrukcyjne mogą korzystać ze 100% odliczenia bez ewidencji, ale status trzeba udokumentować (np. badanie techniczne, adnotacje w dowodzie).
2) Jak ująć koszty w PIT/CIT przy użytku mieszanem i prywatnym?
Dla samochodu osobowego ujętego w środkach trwałych (własność, leasing finansowy) i użytkowanego „mieszanie” od 2019 r. obowiązuje zasada: 75% wydatków eksploatacyjnych to koszt podatkowy (PIT/CIT). Dotyczy to m.in. paliwa, przeglądów, napraw, myjni, opłat drogowych, najmu krótkoterminowego.
Dla samochodu prywatnego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, ale używanego w działalności, do kosztów zaliczysz 20% poniesionych wydatków. „Kilometrówka” dla przedsiębiorców została w kosztach podatkowych zastąpiona tą ryczałtową zasadą.
Amortyzacja/leasing: dla aut osobowych obowiązuje limit wartości do celów podatkowych 150 000 zł (oraz 225 000 zł dla pojazdów elektrycznych). Dotyczy to odpisów amortyzacyjnych, składki AC (proporcja do limitu) oraz opłat leasingowych/najmu długoterminowego (część kapitałowa).
Praktyka: dokumentację noś na fakturach przypisanych do pojazdu, a wydatki mieszane (np. karta paliwowa) ujmuj zgodnie z kluczem 75%/20%. O spójne potwierdzenie kosztów i odporność na kontrole zadbasz, stosując Najlepsze praktyki prowadzenia dokumentacji kosztowej.
3) Czy „kilometrówka” nadal obowiązuje i kiedy muszę prowadzić ewidencję przebiegu?
W podatku dochodowym (PIT/CIT) klasyczna „kilometrówka” dla przedsiębiorców została zlikwidowana. Zastąpiły ją limity 75% (środki trwałe) i 20% (auta prywatne niebędące środkami trwałymi). Natomiast ewidencja przebiegu pojazdu wciąż jest kluczowa w VAT — to ona, wraz z regulaminem i zgłoszeniem VAT-26, otwiera drogę do 100% odliczenia VAT (art. 86a ustawy o VAT).
Kilometrówka nadal funkcjonuje przy ryczałtach dla pracowników używających prywatnych aut do celów służbowych (stawki z rozporządzenia Ministra Infrastruktury), ale to inny reżim niż rozliczenia przedsiębiorcy na własny samochód.
4) Jak łączyć 50%/100% VAT z zasadą 75%/20% kosztów w praktyce?
To dwa odrębne porządki: VAT dotyczy podatku naliczonego na fakturach, a PIT/CIT — kosztów uzyskania przychodu. Przykład: przy użytkowaniu mieszanym odliczasz z faktury 50% VAT, a pozostałe kwoty brutto netto ujmujesz w kosztach według klucza 75% (środki trwałe) lub 20% (auto prywatne). W leasingu/najmie długoterminowym dodatkowo pamiętaj o limitach 150 000/225 000 zł.
Jeżeli zmienisz sposób użytkowania (np. przejście na wyłącznie firmowy), zaktualizuj politykę flotową, wprowadź ewidencję, zgłoś VAT-26 i rozważ korekty. W razie potrzeby sięgnij po instrukcje krok po kroku: Jak rozliczać zwrot VAT i korekty faktur.
5) Jakie są najczęstsze ryzyka i jak ich uniknąć?
Brak spójności dokumentów: faktury, przebieg, miejsca i godziny tankowania muszą się „zazębiać”. Ustal standard opisu tras (cel, kontrahent, przebieg) i wprowadź wewnętrzny regulamin.
Niewłaściwa kwalifikacja pojazdu: nazwanie auta „ciężarowym” nie wystarczy. Upewnij się co do definicji i dokumentów. Wątpliwości — traktuj ostrożnie jak samochód osobowy.
Parkowanie w domu bez uzasadnienia: samo w sobie nie wyklucza 100% VAT, ale wymaga logicznego uzasadnienia (np. wyjazdy wczesnoporanne do klientów, brak garażu firmowego) i rygorów organizacyjnych.
Brak aktualizacji statusu: zmiana sposobu używania pojazdu bez aktualizacji ewidencji/VAT-26 i bez korekt może skutkować zaległością podatkową.
Opieszałość w porządkowaniu papierów: wdrożenie checklist i cyfryzacja obiegu dokumentów podnosi bezpieczeństwo kontroli i przyspiesza księgowanie. Zobacz też praktyczne ulgi okołobiznesowe w zestawieniu Odliczenia dla freelancerów i samozatrudnionych.
6) Jak zacząć: szybka checklista wdrożenia
Wariant mieszany (domyślnie):
- Ustal budżet kosztów eksploatacji i wprowadź zasadę: VAT 50%, koszty PIT/CIT 75% (środki trwałe) lub 20% (auto prywatne).
- Oznacz faktury samochodowe w systemie księgowym (kategoria, nr rejestracyjny, przebieg).
- Monitoruj limit 150 000/225 000 zł przy amortyzacji/leasingu.
Wariant 100% VAT (tylko firmowo):
- Przygotuj regulamin użytkowania i procedury kluczy/parkowania.
- Włącz ewidencję przebiegu pojazdu dla VAT i złóż VAT-26.
- Szkolenie pracowników i wyrywkowa kontrola tras (spójność z kalendarzem/CRM).
Dobra wiadomość: wdrożenie zasad zwykle zajmuje kilka godzin i przynosi realne oszczędności podatkowe w skali roku. Im szybciej uporządkujesz flotę, tym mniej korekt w przyszłości.
Podsumowanie — najważniejsze wnioski
- Domyślnie: 50% VAT + 75% kosztów (środki trwałe) lub 20% kosztów (auto prywatne).
- 100% VAT tylko z ewidencją przebiegu, regulaminem i VAT-26 (art. 86a VAT).
- Limity wartości: 150 000 zł (spalinowe/hybrydy) i 225 000 zł (elektryki) dla amortyzacji, leasingu i AC.
- „Kilometrówka” dla przedsiębiorców w PIT/CIT została zastąpiona zasadami 75%/20%; pozostaje dla rozliczeń pracowników.
- Dokumentacja to tarcza w kontroli — trzymaj się dobrych praktyk i sprawdzonych procedur.