Oceniamy pięć popularnych rozwiązań: Rentila, Landlord Studio, Stessa, Rentumi i Simpl.rent. Sprawdzamy funkcje, opłaty, integracje i ryzyka — przez pryzmat właścicieli wynajmujących od jednego do kilkudziesięciu lokali.

Wstęp: dlaczego warto zautomatyzować najem

Zarządzanie najmem to nie tylko publikacja ogłoszenia i comiesięczny przelew. W praktyce dochodzą: ewidencja płatności i kosztów, przypomnienia o indeksacji, protokoły zdawczo-odbiorcze, rozliczenia mediów, kaucja, archiwum umów, zgodność z RODO oraz raportowanie podatkowe. Już przy 3–5 lokalach łatwo zgubić spójność procesu, a każda pomyłka (np. brak noty odsetkowej czy opóźnione wezwanie) realnie kosztuje. Stąd wzrost popularności aplikacji do najmu, które obiecują automatyzację kasowo-księgową, porządek w dokumentach i mniej ryzyka operacyjnego.

Ta recenzja jest dla: prywatnych właścicieli oraz małych firm najmu (1–50 lokali), property managerów na zlecenie, a także inwestorów portfelowych, którzy potrzebują solidnego raportowania finansowego i kontroli przepływów.

Najważniejsze cechy

Rentila (PL/UE)

Charakter: Europejski SaaS do zarządzania najmem z polską wersją językową. Kluczowe funkcje:

• Ewidencja czynszów i kosztów z automatycznym przypominaniem o płatnościach, notami odsetkowymi i potwierdzeniami wpłat.
• Umowy i dokumenty: generowanie szablonów (w tym aneksy, protokoły), archiwizacja, kalendarz ważnych terminów (np. przeglądy).
• Raporty finansowe: przepływy pieniężne, roczne zestawienia przychodów i kosztów, eksport CSV.
• Inwentaryzacja i ewidencja wyposażenia z możliwością dodawania zdjęć i opisów.
• Wielu właścicieli i najemców: konta współdzielone, etykiety, przypisanie pozycji do nieruchomości i kontraktów.
• Aplikacje mobilne (iOS/Android), chmura w UE, funkcje zgodne z RODO, 2FA.

Model płatności: plan darmowy często dostępny dla jednego lokalu; płatne pakiety zależne od liczby nieruchomości (zwykle na poziomie kilku–kilkunastu euro miesięcznie). Najmocniejsze strony: szeroka, „europocentryczna” funkcjonalność, proste raporty pod rozliczenia podatkowe, polski interfejs.

Landlord Studio (global)

Charakter: narzędzie finansowo-księgowe dla właścicieli, mocne w OCR i bank-feeds. Kluczowe funkcje:

• Bank feeds (wspierane rynki przez integratorów typu Plaid; w Polsce zwykle brak) i automatyczne kategoryzacje transakcji.
• OCR paragonów/faktur z rozpoznawaniem pól, przypisywaniem wydatków do lokali oraz amortyzacją aktywów.
• Raporty podatkowe (m.in. pod systemy US/UK), zestawienia P&L, cashflow, raporty na poziomie lokalu i portfela.
• Przypomnienia o czynszu, ewidencja kaucji i ubezpieczeń, notatki i załączniki.
• Aplikacje mobilne z szybkim skanowaniem dokumentów, tryb offline na iOS/Android.

Model płatności: plan bezpłatny o ograniczonej funkcjonalności; plany płatne zaczynają się zazwyczaj na poziomie kilkunastu dolarów miesięcznie (zależnie od liczby jednostek i rozliczenia). Najmocniejsze strony: automatyzacja księgowa i OCR, znakomite dla właścicieli z większą liczbą dokumentów kosztowych.

Stessa (głównie USA)

Charakter: platforma do śledzenia wyników portfela (dashboard), dokumentów i przygotowania rozliczeń (z naciskiem na USA). Kluczowe funkcje:

• Dashboard z KPI inwestycyjnymi: przychody, koszty, NOI, cap rate, prosta analiza portfela.
• Transakcje: import z kont bankowych (najlepsze wsparcie w USA) i reguły kategoryzacji.
• Dokumenty: skrzynka e-mail do faktur/rachunków, opisy, tagi.
• Tax Center dla rozliczeń amerykańskich, eksporty CSV i PDF.

Model płatności: plan podstawowy bezpłatny, wersja Pro zwykle ok. kilkunastu–kilkudziesięciu dolarów miesięcznie (taniej przy rozliczeniu rocznym). Najmocniejsze strony: wizualizacja i kontrola portfela; ograniczenia poza USA (bank-feeds i lokalne raportowanie).

Rentumi (PL)

Charakter: polska aplikacja skoncentrowana na praktycznym procesie najmu. Kluczowe funkcje:

• Rejestr czynszów i opłat, przypomnienia SMS/e-mail, wezwania do zapłaty.
• Wzory umów i protokołów, archiwum, checklisty, terminarz zdarzeń (np. indeksacje, przeglądy).
• Rozliczenia mediów i ewidencja liczników, opcjonalnie integracje płatności online.
• RODO i bezpieczeństwo: uprawnienia użytkowników, dziennik zmian.

Model płatności: abonament w PLN (zazwyczaj od kilkudziesięciu zł miesięcznie, zależnie od liczby lokali i modułów). Najmocniejsze strony: prostota wdrożenia, moduły „pod polską praktykę” i komunikacja z najemcą.

Simpl.rent (PL) — weryfikacja i gwarancja

Charakter: usługa uzupełniająca do weryfikacji najemców i zabezpieczeń. Kluczowe funkcje:

• Weryfikacja tożsamości i zdolności (np. potwierdzenie tożsamości, ocena dochodów), raporty screeningowe.
• Gwarancje/ubezpieczenia wspierające ograniczenie ryzyka braku płatności.
• Integracje z platformami ogłoszeniowymi (np. procesy weryfikacji przy kontakcie z ogłoszenia).

Model płatności: płatność za pojedynczą weryfikację; składki/abonament za gwarancje. Najmocniejsze strony: ograniczenie ryzyka selekcji najemcy; idealne jako „warstwa” nad główną aplikacją do najmu.

Wady i zalety (skrót)

Aplikacja	Zalety	Wady	Dla kogo
Rentila	Polski interfejs, pełny moduł najmu, raporty pod polską praktykę, RODO	Brak natywnych płatności czynszu PL u niektórych banków, ograniczony CRM	Właściciele 1–30 lokali w PL/UE
Landlord Studio	OCR, automatyzacja kosztów, zaawansowane raporty finansowe	Bank-feeds poza rynkami wspieranymi, mniej lokalnych szablonów PL	Właściciele z dużą liczbą dokumentów
Stessa	Dashboard inwestycyjny, proste KPI portfela, darmowy plan	Najlepsze integracje w USA, mniej funkcji operacyjnych najmu	Inwestorzy analityczni (zwłaszcza USA)
Rentumi	Funkcje „pod polski najem”, przypomnienia, protokoły	Mniej rozbudowane raporty inwestycyjne, zależność od modułów	Właściciele 1–20 lokali w PL
Simpl.rent	Screening najemcy, redukcja ryzyka braku płatności	To dodatek, a nie pełne zarządzanie najmem	Każdy właściciel na etapie selekcji

Wady i zalety — analiza

Rentila jest najbardziej „kompletna” dla polskiego właściciela, jeśli priorytetem jest porządek operacyjny: umowy, protokoły, rozliczenia i proste raporty. Niewielkim minusem bywa brak natywnych płatności czynszu z polskich banków i ograniczenia w automatycznym dopasowaniu przelewów; jednak eksporty i import CSV zwykle wystarczają przy kilku–kilkunastu lokalach. Dodatkowym plusem jest zgodność z RODO i hostowanie w UE.

Landlord Studio błyszczy na polu księgowym: OCR dokumentów jest szybki, a reguły kategoryzacji potrafią zredukować ręczne księgowanie nawet o 60–80%. Jeśli jednak bank-feeds w Twojej jurysdykcji nie są dostępne, traci się część automatyzacji i trzeba bazować na importach. Funkcyjnie to „księgowość dla najmu” z elementami operacyjnymi, a nie pełny „property management” z mieszkaniowym CRM.

Stessa daje świetną kontrolę portfela (KPI, cashflow, ROI), ale to warstwa analityczna. Operacyjnie (umowy, protokoły, rozliczenia mediów) trzeba posiłkować się innym narzędziem lub procesem. Poza USA część integracji wymaga ręcznej pracy. Dla inwestora szukającego szybkiego podglądu wyników to jednak bardzo wygodny, często darmowy start.

Rentumi trafia w realia polskiego rynku: przypomnienia, wzory dokumentów i rozliczenia mediów. Właściciele cenią „ustaw i zapomnij” przy powiadomieniach o czynszu i indeksacjach. Jeśli oczekujesz jednak bardzo rozbudowanych analiz inwestycyjnych lub integracji bankowych, możesz odczuć brak niektórych zaawansowanych modułów.

Simpl.rent nie zastępuje aplikacji do najmu, ale zdecydowanie domyka najsłabsze ogniwo procesu: selekcję najemcy. Weryfikacja tożsamości i dochodów, a także gwarancje ograniczają ryzyko operacyjne i finansowe. W dobie większej rotacji najemców i rosnących stawek to narzędzie o wysokim stosunku korzyści do ceny, pod warunkiem włączenia go na stałe do procesu.

Porównanie z konkurencją

W segmencie profesjonalnym (dziesiątki–setki jednostek) dominuje oprogramowanie klasy property management jak AppFolio czy Buildium. To systemy głębokie, z workflowami, portalami najemcy i bogatą automatyką, ale:

• są kosztowne i rozliczane często „per unit” (opłacalne skalowo),
• są profilowane na USA, w tym lokalne metody płatności i wymogi księgowe,
• wymagają wdrożenia i dyscypliny procesowej zespołu.

Dla polskiego właściciela z 1–50 lokalami sensowniej wypada Rentila lub Rentumi — szybki start, niskie koszty miesięczne, polskie wzory dokumentów. Jeśli natomiast Twoim „bólem” jest księgowość i dokumenty kosztowe (remonty, serwisy), Landlord Studio potrafi zautomatyzować 70–90% pracy nad paragonami. Z kolei Stessa będzie dobrym „dashboardem inwestora” (zwłaszcza w USA), ale nie zastąpi aplikacji operacyjnej.

Warto też ocenić integrację aplikacji z całym procesem najmu. Jeśli wynajmujesz lokale usługowe, koniecznie zajrzyj do naszego przewodnika wynajem komercyjny — wybór systemu i szablonów umów powinien być wtedy dopięty do specyfiki rozliczeń najemcy i kaucji. Po stronie podatkowej polecamy również kompendium opodatkowanie dochodu z wynajmu, bo struktura kont i kategorii kosztów w aplikacji powinna odzwierciedlać sposób rozliczeń. A jeśli w Twojej strategii liczy się zrównoważony rozwój, proces najmu i wyboru najemców powiąż z praktykami opisanymi w artykule etyka inwestowania w nieruchomości.

Dla kogo najlepsze

• Właściciel 1–5 lokali, najem mieszkaniowy w PL: Rentila lub Rentumi jako główne narzędzie; do selekcji najemców dodaj Simpl.rent.
• Właściciel 6–30 lokali, duża rotacja, dużo kosztów remontowych: Landlord Studio (automatyzacja kosztów + OCR) w duecie z Rentila/Rentumi do obsługi operacyjnej.
• Inwestor portfelowy (analiza zwrotów, wiele SPV): Stessa jako dashboard portfela, a do operacji najmu narzędzie lokalne (Rentila/Rentumi) lub firmowy system.
• Najem w USA/UK: rozważ wersje Pro Landlord Studio lub Stessa (mocne integracje bankowe i podatkowe), ewentualnie system klasy AppFolio/Buildium przy większej skali.

Koszty, opłaty, ryzyka

Próg wejścia finansowego dla właściciela z 3–5 lokalami to zwykle kilkadziesiąt zł miesięcznie (PL) lub kilkanaście euro/dolarów (EU/US). Przy kilkunastu lokalach sens ma plan płatny z automatyzacją i raportami. Ukryte koszty mogą wynikać z:

• opłat „per jednostka” powyżej pułapu planu,
• opłat transakcyjnych za płatności online (procent od czynszu),
• dodatkowych modułów (np. e-podpis, dodatkowi użytkownicy),
• czasu wdrożenia (im większa rotacja i złożoność mediów, tym większy nakład początkowy).

Ryzyka operacyjne: vendor lock-in (trudniejsze wyjście i migracja), zgodność z RODO (miej świadomość lokalizacji serwerów i podstaw przetwarzania), integralność danych (regularne eksporty), dopasowanie planu kont do rozliczeń podatkowych. Minimalizujemy je, testując wersję darmową/pro i budując procedurę backupu (miesięczne eksporty CSV/PDF, kopie dokumentów).

Werdykt: która aplikacja naprawdę ułatwia życie właściciela?

Dla polskiego właściciela mieszkań (1–30 lokali) najlepszy „stosunek funkcji do ceny” daje Rentila: łączy operacyjną stronę najmu (umowy, protokoły, przypomnienia, rozliczenia) z prostym, wystarczającym raportowaniem finansowym. Jeśli Twoim głównym problemem są koszty i dokumenty, dołóż Landlord Studio (OCR, automatyzacja księgowa). Przy dużym nacisku na selekcję najemców — stały elementem procesu powinna być Simpl.rent.

Stessa polecam jako dashboard inwestorski (szczególnie na rynkach anglosaskich), a Rentumi — gdy priorytetem jest szybkie wdrożenie po polsku i przypomnienia z poziomu jednego narzędzia.

Ocena końcowa

• Rentila: 8,7/10 — najlepszy uniwersalny wybór dla PL (1–30 lokali).
• Landlord Studio: 8,3/10 (w PL efektywność zależna od bank-feeds; jako OCR/automatyzacja kosztów: świetne).
• Stessa: 8,0/10 (jako dashboard; poza USA funkcje ograniczone integracjami).
• Rentumi: 7,8/10 (praktyka PL, szybkie wdrożenie, prostota).
• Simpl.rent: 8,5/10 (jako warstwa redukcji ryzyka — must-have przy selekcji).

Rekomendacja: dla większości właścicieli w Polsce: Rentila + Simpl.rent. Przy większej liczbie dokumentów kosztowych — dołóż Landlord Studio. Inwestorzy nastawieni na analitykę portfela docenią Stessa jako wygodny panel KPI.

FAQ

Czy te aplikacje pomogą mi w rozliczeniu ryczałtu z najmu?
Tak — w różnym stopniu. Rentila/Rentumi dostarczają zestawienia przychodów i kosztów, które ułatwiają przygotowanie danych do rozliczenia. Landlord Studio i Stessa generują raporty finansowe oraz eksporty CSV/PDF. Po szczegóły dotyczące stawek i praktyki przejdź do materiału: opodatkowanie dochodu z wynajmu.

Jak chronić dane osobowe najemców w aplikacji?
Wybieraj narzędzia hostowane w UE lub zgodne z RODO, z 2FA i kontrolą uprawnień. Włącz politykę retencji (kasowanie zbędnych danych), ograniczaj dostęp (zasada najmniejszych uprawnień), wykonuj okresowe eksporty i szyfruj kopie. Pamiętaj o podstawie prawnej przetwarzania (umowa najmu, obowiązki prawne) i aktualizuj klauzule informacyjne.

Czy przeniosę dane z Excela lub innej aplikacji?
Tak. Rentila, Landlord Studio i Stessa wspierają importy CSV (lista lokali, transakcje, koszty). W praktyce kluczowe jest przygotowanie mapy kategorii i spójny plan kont. Zanim „odetniesz” stary system, wykonaj równoległy miesiąc testowy i porównaj saldo otwarcia, stany kaucji oraz rozrachunki z najemcami.

Co wybrać przy najmie lokali użytkowych?
Rozważ narzędzia z elastycznymi rozliczeniami mediów, harmonogramami indeksacji i kontrolą zabezpieczeń (kaucje, gwarancje). Zobacz też praktyczny przewodnik: wynajem komercyjny.

Uwaga: Ceny i zakres funkcji mogą się zmieniać. Przed wyborem sprawdź aktualny cennik i dokumentację wybranego dostawcy.